Übertragen von Werten einer Word-Tabelle nach Access

Schreiben Sie Ihre Serienbriefe in Word, so werden die Adressen häufig in einer Word-Tabelle gespeichert. Häufig wird die Word-Tabelle nach einiger Zeit zu groß. In diesem Fall können Sie die Adressen aus der Word-Tabelle nach Access importieren. Access ist für die Verarbeitung größerer Datenmengen ausgelegt. Die Adressen in Access können Sie weiterhin für Ihre Serienbriefe in Word nutzen.

Um die Informationen nach Access zu übertragen, müssen Sie zunächst in Word folgende Schritte ausführen:

1. Markieren Sie die gesamte Tabelle.

2. Rufen Sie aus dem Menü Tabelle den Befehl Tabelle in Text umwandeln auf.

3. Legen Sie fest, welches Trennzeichen zwischen den einzelnen Datenfeldern gesetzt werden sollen. Es eignen sich Semikola, falls in der Tabelle selbst diese Zeichen nicht vorkommen. Ansonsten wählen Sie als Trennzeichen Tabstopps.

4. Danach speichern Sie das Dokument im reinen Textformat ab, indem Sie im Dialogfeld Speichern unter den Dateityp Nur Text wählen.

Im Anschluss starten Sie Access, um die so eben gespeicherte Textdatei zu importieren.

Gehen Sie in Access 97 folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Datenbank, in die Sie die Daten der Textdatei importieren möchten.

2. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Externe Daten und danach Importieren.

3. In dem Dialogfenster Importieren wählen Sie den Dateityp Textdateien (*.txt;*.tab;*.csv;*.asc) aus.

4. Wählen Sie die Textdatei aus und klicken Sie auf Importieren.

5. Der Textimport-Assistent von Access wird gestartet. Der Assistent führt Sie durch mehrere Dialogfelder. Sie haben dabei stets eine Vorschau auf die zu importierenden Daten.

6. Im ersten Dialogfeld legen Sie fest, dass sich zwischen den Datenfelder Trennzeichen befinden. Klicken Sie auf Weiter.

7. Im nächsten Dialogfeld müssen Sie entscheiden, ob sich in der ersten Zeile Ihrer Textdatei Feldnamen bzw. Spaltenüberschriften befinden und welches Trennzeichen Sie beim Umwandeln der Word-Tabelle in Text verwendet haben.

8. In den folgenden Dialogbildern können Sie u.a. noch die Feldnamen bzw. Datentypen ändern bzw. entscheiden, ob Sie die Daten in eine neue oder bestehende Tabelle in Access übernehmen möchten.

9. Klicken Sie abschließend auf Fertigstellen.

Danach stehen die Daten aus der ursprünglichen Word-Tabelle in Access zur Verfügung.