Serienmail für Outlook

Mit Bordmitteln von Outlook ist es nicht möglich, individuelle E-Mails mit Dateihang zu verschicken. Das Add-In Serienmail füllt diese Lücke. Sie benötigen im einfachsten Fall eine Excel-Tabelle mit den Anredeformeln und den E-Mailadressen der Empfänger. Serienmail fügt dann passend zur E-Mailadresse den Empfänger ein.

Serienmail ist ein Add-In zu Outlook, sodass Sie in Ihrer gewohnten Outlook-Umgebung bleiben und sich nicht in komplizierte, neue Software einarbeiten müssen. Die Daten werden in Ihrer Excel-Tabelle gespeichert, sodass Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten behalten.

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Serienmail für Outlook

Für wen ist das Tool interessant?

Warum Excel als Datenquelle?

Wie funktioniert das Tool?

Welche Vorteile bietet das Tool noch?

Wie arbeite ich mit dem Tool?

Wie arbeitet der Assistent?

Welche weiteren Funktionen hat das Tool?

Systemvoraussetzungen

Preise

Für wen ist das Tool interessant?

Immer wenn Sie eine persönliche E-Mail mit einen oder mehrere Dateianhängen an eine Reihe von Empfängern verschicken wollen, hilft Ihnen das Add-In, Zeit zu sparen.

• Sie möchten Ihre Gäste zu einer Feier einladen. Sie planen die Einladung als schön gestalteten PDF-Datei per Mail zu verschicken.
• Sie möchten Ihre Kunden aktuelle Preislisten oder Angebot als Rundschreiben per Mail zukommen lassen.
• Sie planen, Rechnungen per E-Mail versenden.
• Sie wollen allen Seminarteilnehmern die Unterlagen per E-Mail senden.
• Sie planen, Ihre Vereinsmitglieder per E-Mail zur Jahreshauptversammlung Die notwendigen Unterlagen sollen als Anhang mitgeschickt werden.
• Sie möchten Newsletter versenden.

Wenn Sie diese Aufgabe mit den Bordmitteln von Outlook lösen wollen, können Sie zwischen zwei wenig attraktiven Optionen wählen: Entweder versenden Sie an alle Empfänger eine unpersönliche Massenmail mit Dateianhang. Alternativ investieren Sie viel Zeit und Mühe, um alle E-Mails einzeln mit individuellen Anreden und gegebenenfalls einem individuellen Anhang zu verschicken.

Vermutlich gefallen Ihnen die beide Möglichkeiten nicht. Die eine ist zu anonym, die andere zu aufwändig. Mit Serienmail für Outlook lösen Sie dieses Dilemma auf. Sie versenden viele personalisierte E-Mails mit Dateianhang bei gleichzeitig geringem Arbeitsaufwand. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang.

Mit unserem Add-In können Sie E-Mails an viele Empfänger gleichzeitig senden. Es ist genauso einfach, wie das Senden einer E-Mail an eine Person. Sie schreiben und formatieren Ihre E-Mail in Outlook. Wenn nötig, können Sie z.B. PDF-, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien anhängen. Serienmail verwendet als Datenquelle eine Excel-Tabelle. Aus dieser Tabelle liest es E-Mailadressen und Grußformeln aus.

Outlook ist im Büro das Standardprogramm, um E-Mails zu versenden. Leider kann Outlook keine personalisierten Serienmails mit Dateianhang versenden. Wenn Sie Ihre Kunden, Lieferanten oder Vereinsmitglieder auf dem aktuellen Stand halten wollen, dann haben Sie die Wahl zwischen zwei Übeln: Entweder bekommen alle Empfänger eine unpersönliche Massenmail mit Dateianhang oder Sie nehmen die mühselige und zeitintensive Arbeit auf sich und versenden die E-Mails mit individueller Ansprache einzeln. Vermutlich gefallen Ihnen die beide Möglichkeiten nicht. Die eine ist zu anonym, die andere zu aufwändig. Mit Serienmail für Outlook lösen Sie dieses Dilemma auf. Sie können viele personalisierte E-Mails mit Dateianhang und einem geringen Arbeitsaufwand versenden. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Vorgang.

Warum Excel als Datenquelle?

Eine Excel-Tabelle als Datenquelle bietet viele Vorteile. Excel wird in vielen Organisationen genutzt, um Adressdaten in übersichtlicher, tabellarischer Form zu speichern. Die Daten können direkt in Excel eingegeben. Die alle Datenbanksysteme haben Schnittstellen, um Daten für Excel bereitzustellen.

Egal, ob Sie die Excel-Tabelle manuell pflegen oder die Daten in einem Adressverwaltungs-, einem ERP- oder CRM-Programm vorliegen. Sie können die Daten ohne Probleme für den Versand der E-Mails nutzen.

Sie bleiben in Ihrer gewohnten und vertrauten Office-Umgebung aus Outlook und Excel. Serienmail für Outlook erspart Ihnen die zeitintensive Einarbeitung in neue, komplizierte Programme.

Wie funktioniert das Tool?

Möchten Sie einen ersten Eindruck gewinnen? Dann sehen Sie sich unseren Youtube-Kanal an. Dort finden Sie Videos rund um das Add-In.

Sie möchten sehen, ob Serienmail Ihren Anforderungen entspricht?

Sie haben die Möglichkeit, dienstags von 12:00 bis 13:00 Uhr an unserem Webinar teilzunehmen. In diesem Webinar erklären wir, wie Serienmail funktioniert. Außerdem beantworten wir Ihre Fragen.

Sie können sich auch die Demoversion herunterlagen. Sie können so direkt ausprobieren, ob Serienmail Ihre Arbeit erleichtert.

 Welche Vorteile bietet das Tool noch?

• Serienmail erstellt für jeden Empfänger eine eigene E-Mail.
• Sie können jeden Empfänger persönlich ansprechen. Gleichzeitig können die Empfänger nicht erkennen, wer diese E-Mail noch bekommen hat. Sie müssen nicht mehr daran denken, die Empfänger in BCC zu setzen.
• Sie können für den Versand die Absenderadresse ändern.
• Sie können pro Empfänger einen individuellen Betreff erzeugen.
• Sie können die Mails in Päckchen verschicken.

 Wie arbeite ich mit Serienmail?

Schreiben Sie Ihre E-Mail, wie Sie es normalerweise tun. Setzen Sie alle benötigten Platzhalter in die Mail. Wenn alle Empfänger denselben Anhang erhalten sollen, hängen Sie die Datei direkt an die E-Mail an. Sollen verschiedene Empfänger jeweils eigene Dateianhänge erhalten, bereiten Sie eine Excel-Tabelle vor.

Lassen Sie das Feld „An“ leer, das füllt der Serienmail-Assistent aus. Starten Sie den Assistenten. Er begleitet Sie Schritt für Schritt bis zum Absenden der Serien-E-Mails.

Serienmail: Das Feld “An” bleibt leer und im Text befindet sich ein Platzhalter

Wie arbeitet der Assistent

Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben und nach Ihren Wünschen formatiert haben, starten Sie den Assistenten, der Sie ganz einfach Schritt für Schritt bis zum Versand der Serienmails führt.

Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie die Excel-Tabelle aus, die die Daten der Empfänger enthält.

Sollte Ihre Arbeitsmappe mehr als ein Tabellenblatt enthalten, so wählen Sie im zweiten Schritt des Assistenten das richtige Tabellenblatt aus.

Sollte das Tabellenblatt mehr als eine Spalte mit E-Mailadressen enthalten, so wählen Sie im dritten Schritt des Assistenten die An-Spalte aus.

Im vierten Schritt des Assistenten können Sie überprüfen, ob alle Platzhalter richtig erkannt werden. Ihnen wird hier auch die maximale Anzahl der individuellen Anlage pro Empfänger angezeigt.

Im fünften Schritt des Assistenten werden alle Datensätze des ausgewählten Tabellenblattes angezeigt. Sie haben hier u.a. die Möglichkeit einzelne Empfänger auszuschließen.

Im sechsten und letzten Schritt des Assistenten wird Ihnen eine Zusammenfassung der gewählten Optionen angezeigt. Sie die einzelnen Optionen hier noch einmal vor dem Versand überprüfen.

Welche weiteren Funktionen hat das Tool?

Die komplexeren Funktionen von Serienmail finden Sie über die folgenden Links

• unterschiedlichen Dateianhängen verschicken,
• individuellen Betreffzeilen erzeugen,
• verschiedenen Textpassagen und Hyperlinks abschicken,
• Umfragen durchführen.