Berechnete Felder in Access

In einigen Access-Datenbanken werden in Abfragen, Formularen und Berichten immer die gleichen Formeln eingesetzt, um Werte zu berechnen. Ab der Version Access 2010 ist es möglich, diese Berechnungen bereits auf Tabellenebene vorzunehmen. Sie brauchen diese Formeln dann in den Abfragen, Formularen und Berichten, die auf diesen Tabellen mit berechneten Feldern basieren, nicht immer wieder neu erstellen.

Obwohl die Verwendung von berechneten Feldern gegen die Normalisierungsregel verstößt, dass in einer Tabelle kein Feld von einem Nicht-Schlüsselfeld abhängig sein soll, kann es aus Vereinfachungsgründen durchaus sinnvoll sein.

In dem Beispiel soll in einer Tabelle mit Artikeln der Bruttopreis durch Multiplikation des Nettopreises mit dem Mehrwertsteuersatz errechnet werden.

Die Tabelle tblArtikel sieht folgendermaßen aus:

Access-Tabelle für Artikel

Um ein berechnetes Feld für den Bruttopreis zu erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Tabelle tblArtikel in der Entwurfsansicht.
  2. Geben Sie den Feldnamen für das berechnete Feld ein. In diesem Beispiel ist es der Name ArtBruttopreis.
  3. Wählen Sie als Felddatentyp Berechnet aus. Das folgende Dialogbild erscheint:

    Ausdrucks-Generator in Access

  4. Geben im Eingabefeld des Ausdrucks-Generator folgenden Ausdruck ein, wobei Sie die Feldnamen an der entsprechenden Stelle in der Formel durch einen Doppelklick im Listenfeld Ausdruckskategorien einfügen können:

    [ArtNettopreis] * (1+ [ArtMwstSatz])

    Der Ausdrucks-Generator sieht jetzt folgendermaßen aus:

    Ausdrucks-Generator in Access

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Der Tabellenentwurf hat folgendes Aussehen:

    Berechnetes Feld im Tabellenentwurf von Access

  6. Geben Sie als Ergebnistyp Währung ein.
  7. Wählen Sie als Beschriftung Bruttopreis und speichern Sie anschließend den neuen Tabellenentwurf. Beim Speichern wird geprüft, ob der eingegebene Ausdruck korrekt ist.
  8. Wechseln Sie von der Entwurfs- in die Datenblattansicht und prüfen Sie, ob die Werte in der Spalte Bruttopreis korrekt berechnet werden.

    Tabelle in Access mit berechnetem feld

Hinweise

  • Der Bruttopreis erscheint nur, wenn sowohl der Nettopreis als auch der Mehrwertsteuersatz eingegeben wurden.
  • Die Werte in der Spalte Bruttopreis können weder geändert noch gelöscht werden.
  • Ein berechnetes Feld kann nicht indiziert werden.
  • Falls Sie beim berechneten Feld eine falsche Formel eingeben, erscheint der folgende Fehler:

    Tabelle in Access mit berechnetem feld

  • In der Formel für das berechnete Feld können Sie integrierte Funktionen wie z. B die WENN- oder die TEIL-Funktion verwenden. Selbstprogrammierte VBA-Funktionen können Sie leider nicht nutzen. Wenn Sie eine integrierte Funktion einsetzen, müssen Sie alle, d. h. auch die optionalen Parameter angeben. Der folgende Ausdruck in einem berechneten Feld ist fehlerhaft, weil der letzte, optionale Parameter für die Länge fehlt:

    TEIL([Feldname];1)

  • Felder mit dem Felddatentyp Berechnet können Sie in Formeln für weitere berechnete Felder einsetzen.

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