Abwesenheitsassistent in Outlook einrichten

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Bevor Sie Ihren wohlverdienten Urlaub antreten, sollten Sie überlegen, was mit den während Ihres Urlaubs eintreffenden E-Mails geschehen soll. Wenn Sie nicht alle Ihre E-MaiIs im Urlaub per Handy oder Tablet-PC selbst beantworten möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten sich zu organisieren. Sonst ist Ihre Erholung in den ersten Tagen nach der Rückkehr bereits dahin, weil Sie zunächst Ihren überquellenden Posteingang abarbeiten müssen und/oder Ihre Kunden sich über nicht beantwortete Anfragen beschweren.

Falls Sie andere Personen über Ihre Abwesenheit informieren möchten, richten Sie in Outlook den Abwesenheitsassistenten ein.

Nach Aktivierung des Abwesenheitsassistenten bekommt jeder Absender genau einmal eine Abwesenheitsnotiz.

Outlook 2010

  1. Rufen Sie den Befehl Datei, Informationen auf und klicken dort auf die Schaltfläche Automatische Antworten Falls bei Ihnen die Schaltfläche Automatische Antworten fehlt, ist Ihr Outlook nicht mit einem Exchange Server verbunden. In diesem Fall erkundigen Sie sich bei Ihrem Mailprovider, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten.

    Kontoinformationen

  2. Es öffnet sich der folgende Dialog. Tragen Sie zunächst ein, innerhalb welchen Zeitraums automatische Antworten auf eingehende E-Mails versendet werden sollen. In dem Beispiel habe ich den Zeitraum vom 22.07.2013 bis 02.08.2013 gewählt. Anschließend legen Sie den Text fest, der an Kollegen (Innerhalb meiner Organisation) gesendet werden soll, wenn diese Ihnen eine E-Mail während Ihres Urlaubs schicken.

    Automatische Antworten

  3. Klicken Sie anschließend auf das Register Außerhalb meiner Organisation. Dieses Register steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn in Ihrer Organisation mindestens der Exchange Server 2007 eingesetzt wird.
  4. Legen Sie zunächst fest, wer überhaupt E-Mails von Ihnen bekommen soll. Sie können zwischen den Optionen Nur meine Kontakte und Jeder außerhalb meiner Organisation wählen. Wählen Sie die Option Nur meine Kontakte erhalten alle Personen, denen Sie jemals eine E-Mail geschrieben haben oder die in Ihrem Adressbuch oder im zentralen Adressbuch Ihrer Firma gespeichert sind, eine automatische E-Mail. Wählen Sie die Option Jeder außerhalb meiner Organisation, bekommt jeder, der Ihnen eine E-Mail schickt, eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung. Dies ist für Anfragen von neuen Interessenten sehr hilfreich. Allerdings wird auch jede Spam-E-Mail, die es bis in Ihr Postfach schafft, mit einer automatischen Abwesenheitsnotiz beantwortet.

    Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, wer eine automatische E-Mail bekommen soll, legen Sie den Text fest, der versendet werden soll.

    Automatische Antworten

  5. In Ihrer automatischen E-Mail teilen Sie mit, dass die E-Mail an Ihren Kollegen weitergeleitet wird. Diese Weiterleitung müssen wir nun noch per Regel einrichten. Daher klicken Sie auf die Schaltfläche Regeln. Es öffnet sich der folgende Dialog:

    Automatische Antworten Regel

  6. Klicken Sie in diesem Dialog auf die Schaltfläche Regel hinzufügen. Es öffnet sich der folgende Dialog:

    Regel bearbeiten

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche An und wählen den Kollegen aus, an den die E-Mails weitergeleitet werden sollen. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erscheint ein Hinweis, dass alle E-Mails weitergeleitet werden.

    Regel bearbeiten Hinweis

  8. Wenn Sie die geöffneten Dialoge geschlossen haben, wird die Aktivierung des Abwesenheitsassistenten durch die orangefarbene Unterlegung der Schaltfläche optisch deutlich hervorgehoben.

    Kontoinformationen

  9. Starten Sie Outlook nach der Aktivierung des Abwesenheitsassistenten erneut, so fehlt diese optische Hervorhebung. Keine Angst, der Abwesenheitsassistent ist dennoch aktiviert.

    Kontoinformationen

Zugriff auf das Postfach gewähren

Zugriff auf das Postfach erteilen

Wenn Sie einer Kollegin oder einem Kollegen den Zugriff auf Ihren eigenen Posteingang gewähren, können wichtige an Sie gerichtete E-Mails beantwortet werden, bevor Sie aus dem Urlaub zurück sind.

Wählen Sie diese Möglichkeit, dann gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie mit der rechte Maustaste in der linken Navigationsleiste auf Ihren Posteingang. Wählen Sie in dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften und klicken Sie in dem sich öffnenden Dialog auf die Registerkarte Berechtigungen.

    Eigenschaften Posteingang

  2. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Hinzufügen und wählen den Kollegen aus, dem Sie das Recht geben möchten, während Ihrer Urlaubszeit in Ihren Posteingang zu schauen. Geben Sie diesem Kollegen mindestens die Berechtigungsstufe Prüfer. Mit dieser Berechtigungsstufe kann er Ihre E-Mails lesen und darauf reagieren.

    Eigenschaften Posteingang

Denken Sie daran, nach Ihrem Urlaub diese Berechtigungen wieder zu entfernen.

Zugriff auf das Postfach durchführen

Damit Ihre Kollegin oder Ihr Kollege Ihre E-Mails sehen kann, muss sie oder er folgende Schritte durchführen:

  1. In Outlook den Befehl Datei, Öffnen aufrufen und dort auf die Schaltfläche Ordner eines anderen Benutzers anklicken.

    Datei öffnen

  2. In dem folgenden Dialog muss der Kollege Ihren Namen auswählen oder eintragen. Sollte bei Ordnertyp nicht Posteingang voreingestellt sein, dann muss hier noch Posteingang ausgewählt werden. Nachdem Ihr Kollege auf OK geklickt hat, sieht er den Inhalt Ihres Postfachs.

    Datei öffnen

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