Posteingang mit Outlook organisieren

E-Mail ist als Kommunikationsmittel aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Je wichtiger E-Mail als Kommunikationsmittel wird, desto wichtiger ist die Organisation des Postein- und -ausgangs. In einem übervollen Posteingang werden wichtige E-Mails schnell übersehen. Outlook unterstützt Sie bei der Organisation von E-Mails durch eine Reihe von Techniken.

Löschen von E-Mails

Die wichtigste und einfachste Technik ist das Löschen von E-Mails, die nicht mehr benötigt werden. Überprüfen Sie in regelmäßigen Zeitabständen Ihren Posteingang unter dem Aspekt, welche der dort abgelegten E-Mails benötige ich noch. Alle anderen E-Mails können Sie löschen.

Aus einer E-Mail eine Aufgabe machen

Viele E-Mails haben mit Aufgaben oder Terminen zu tun. Diese E-Mails können Sie direkt aus dem Posteingang in Ihren Aufgabenordner oder Kalender ziehen und die E-Mail mit den aufgaben- bzw. kalenderspezifischen Detailinformationen versehen. Anschließend können Sie diese E-Mail löschen, da alle Informationen jetzt in einer Aufgabe bzw. in einem Termin vorhanden sind.

Unterordner im Posteingang erstellen

Strukturieren Sie Ihren Posteingang durch Unterordner. Sie können Unterordner nach den Kriterien anlegen, die für Sie relevant sind, z.B. nach Absendern oder Projekten. Zum Anlegen eines Unterordners klicken Sie mit der rechten Maustaste den Posteingang an und wählen Sie dann den Befehl Neuer Ordner aus. Die E-Mails können Sie jetzt einfach mit der Maus in diesen neuen Ordner ziehen.

Newsletter organisieren

Eigener Order für Newsletter

Newsletter müssen weder direkt gelesen noch beantwortet werden. Lassen Sie alle Newsletter automatisch in einen eigens dafür erstellten Ordner verschieben. So haben Sie alle Newsletter zusammen und können sich auf eine spannende Lektüre freuen, wenn Sie Zeit haben. Der Empfang von Newslettern unterbricht Sie nicht mehr bei Ihrer eigentlichen Arbeit.

Nicht mehr benötigte Newsletter abbestellen

Die Arbeits- und Interessensschwerpunkte ändern sich im Laufe der Zeit. Bestellen Sie Newsletter, die Sie nicht mehr lesen, ab.

Junk-E-Mail

Junk-E-Mails sind eine Belästigung. Sie werden automatisch in den entsprechenden Ordner in Outlook verschoben. Diese Automatismen können auch mal eine erwünschte E-Mail in den Junk-Mailordner verschieben. Schauen Sie regelmäßig - am besten täglich - in den Junk-Mailordner und löschen Sie alle Junk-Mails. Durch dieses Vorgehen fallen E-Mails, die fälschlicherweise im Junk-Mailordner gelandet sind, schneller auf. Sie können in den Posteingang verschoben und dann entsprechend bearbeitet werden.

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