Einfache Serienmails mit Outlook

Sie können aus Outlook heraus in Word Serienmails oder Serienbriefe verfassen und versenden. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp, wie Sie einfache Serienmails verschicken können.

Vorarbeiten

Damit in der Serienmail die richtige Anrede also „Sehr geehrter Herr“, bzw. „Sehr geehrte Frau“ erscheint, müssen die Kontakte in Outlook richtig gepflegt sein. Wichtig ist, dass im Feld Name nicht nur der Vor- und Nachname, sondern auch die Anrede Herr oder Frau erscheint. Hierrüber wird im Serienbrief die korrekte Anrede gesteuert.

Kontakt in Outlook

Serienmails mit Outlook

  1. Wechseln Sie in Outlook zu den Kontakten. Sie haben nun zwei Möglichkeiten aus allen gespeicherten Kontakten die für den Serienbrief gewünschten Kontakte herauszusuchen.
    • Sie filtern die Kontakte nach entsprechenden Kriterien oder
    • Sie markieren die Kontakte, an die Sie eine Serienmail schicken wollen.
  2. Anschließend starten Sie den Seriendruck, indem Sie im Register Start des Kontaktebereichs in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Serien-E-Mails klicken. Es öffnet sich der folgende Dialog:

    Kontakt in Outlook zusamenführen

    • Wählen Sie unter Kontakte die für Sie passende Einstellung aus.
    • Legen Sie unter Dokument fest, ob Sie ein neues Dokument erstellen wollen oder ob Sie ein vorhandenes Dokument als Basis benutzen wollen.
    • Legen Sie unter Optionen bei Dokumenttyp Serienbriefe und unter Zusammenführung an: E-Mail aus. Geben Sie zum Schluss noch den Betreff der E-Mail unter Nachrichtenbetreffzeile ein.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Nun wird Word gestartet.
  4. Erfassen Sie in Word bis auf die Grußformel den Text, den Sie per Serienmail verschicken möchten.
  5. Um die Grußformel individuell zu halten, rufen Sie in Word das Register Sendungen auf und klicken in der Gruppe Felder schreiben und einfügen (Word 2013) bzw. Schreib- und Einfügefelder (Word 2016) auf die Schaltfläche Regeln. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dropdown-Menü den Eintrag Wenn… Dann… Sonst aus.

    Word Seriendruck Regeln

  6. In dem sich öffnenden Feld nehmen Sie die folgenden Eingaben vor und klicken anschließend auf OK.

    Word Seriendruck Bedingungsfeld

  7. Anschließend drücken Sie einmal die Leertaste, um zwischen der Anrede und dem Nachnamen eine Leertaste einzufügen.
  8. Klicken Sie nun im Register Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen (Word 2013) bzw. Schreib- und Einfügefelder (Word 2016) auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und wählen aus der Liste das Feld Nachname aus.
  9. In Word erscheint jetzt die Ansicht, in der Sie die Seriendruckfelder sehen oder die Ansicht, in der Sie die Vorschau-Ergebnisse sehen. Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse auf dem Register Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse können Sie zwischen beiden Ansichten hin- und herschalten.

    Word Seriendruckfeld

    Word Seriendruckfeld

  10. Nachdem Sie den Text für Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie in der Gruppe Fertig stellen auf die Schaltfläche Fertigstellen und zusammenführen. Es öffnet sich der folgende Dialog:

    Word Seriendruck E-Mail

  11. Klicken Sie nun auf OK. Die Serienmails werden an die in Schritt 1 ausgewählten Kontakte verschickt.

Hinweis

Outlook nutzt zum Erstellen der einzelnen, individuellen Briefe Word als Tool, um die passenden Grußformeln in den Text einzufügen. Outlook selbst übernimmt das Versenden der E-Mails ohne dass der Benutzer noch eingreifen kann. Dadurch, dass das Zusammenführen von Grußformel und Text in Word erfolgt, ist es nicht möglich auf diesem Weg eine Serienmail mit Dateianhang oder individuellem Betreff zu erzeugen. Benötigen Sie genau diese Funktionen, so hilft Ihnen unser Zusatzprogramm Serienmail weiter. Klicken Sie hier, um zu lesen, welche Funktionen Ihnen Serienmail zusätzlich bietet.

Hat Ihnen dieser Beitrag weitergeholfen?

ja nein Andere Erwartung

Geben Sie uns Ihr Feedback. Möchten Sie eine Antwort von uns erhalten, tragen Sie zusammen mit Ihrem Feedback auch Ihre E-Mail-Adresse ein. Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich für die Kommunikation mit Ihnen verwendet. Sie wird nicht veröffentlicht oder weitergegeben.

Benötigen Sie professionelle Unterstützung beim Einsatz von Word, Excel, Outlook, PowerPoint oder Access, so sind wir der richtige Ansprechpartner für Sie. Senden Sie uns eine E-Mail mit einer kurzen Problembeschreibung. Jemand aus unserem Team wird sich bei Ihnen melden, um weitere Details abzuklären und Ihnen ein Angebot für unsere Dienstleistung zu erstellen.