Einfache Serienmails mit Outlook erstellen und versenden

Sie können aus Outlook heraus in Word Serienmails oder Serienbriefe verfassen und versenden. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp, wie Sie mit Outlook Serienmails verschicken können.

Haben Sie folgende Anforderungen, so sind sie nicht mit Boardmitteln umzusetzen:

  • Anhang in die E-Mail eingefügt
  • individueller Betreff pro Empfänger
  • Wechsel der Absenderadresse,
  • Versenden der E-Mails in Päckchen (Gruppen).

Mit unser Add-In Serienmail können Sie genau diese Anforderungen umsetzen. Hier finden Sie mehr Informationen über Serienmail.

Vorarbeiten für Outlook Serienmail

Damit in der Serienmail die richtige Anrede also „Sehr geehrter Herr“, bzw. „Sehr geehrte Frau“ erscheint, müssen die Kontakte in Outlook richtig gepflegt sein. Wichtig ist, dass im Feld Name nicht nur der Vor- und Nachname, sondern auch die Anrede Herr oder Frau erscheint. Hierrüber wird im Serienbrief die korrekte Anrede gesteuert.

Kontakt in Outlook

Einfache Serienmails mit Outlook

  1. Wechseln Sie in Outlook zu den Kontakten. Sie haben nun zwei Möglichkeiten aus allen gespeicherten Kontakten die für den Serienbrief gewünschten Kontakte herauszusuchen.
    • Sie filtern die Kontakte nach entsprechenden Kriterien oder
    • Sie markieren die Kontakte, an die Sie eine Serienmail schicken wollen.
  2. Anschließend starten Sie den Seriendruck, indem Sie im Register Start des Kontaktebereichs in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Serien-E-Mails klicken. Es öffnet sich der folgende Dialog:
    Kontakt in Outlook zusamenführen

     

    • Wählen Sie unter Kontakte die für Sie passende Einstellung aus.
    • Legen Sie unter Dokument fest, ob Sie ein neues Dokument erstellen wollen oder ob Sie ein vorhandenes Dokument als Basis benutzen wollen.
    • Legen Sie unter Optionen bei Dokumenttyp Serienbriefe und unter Zusammenführung an: E-Mail aus. Geben Sie zum Schluss noch den Betreff der E-Mail unter Nachrichtenbetreffzeile ein.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Nun wird Word gestartet.
  4. Erfassen Sie in Word bis auf die Grußformel den Text, den Sie per Serienmail verschicken möchten.
  5. Um die Grußformel individuell zu halten, rufen Sie in Word das Register Sendungen auf und klicken in der Gruppe Felder schreiben und einfügen (Word 2013) bzw. Schreib- und Einfügefelder (Word 2016) auf die Schaltfläche Regeln. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dropdown-Menü den Eintrag Wenn… Dann… Sonst aus.
    Word Seriendruck Regeln
  6. In dem sich öffnenden Feld nehmen Sie die folgenden Eingaben vor und klicken anschließend auf OK.
    Word Seriendruck Bedingungsfeld
  7. Anschließend drücken Sie einmal die Leertaste, um zwischen der Anrede und dem Nachnamen eine Leertaste einzufügen.
  8. Klicken Sie nun im Register Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen (Word 2013) bzw. Schreib- und Einfügefelder (Word 2016) auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und wählen aus der Liste das Feld Nachname aus.
  9. In Word erscheint jetzt die Ansicht, in der Sie die Seriendruckfelder sehen oder die Ansicht, in der Sie die Vorschau-Ergebnisse sehen. Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse auf dem Register Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse können Sie zwischen beiden Ansichten hin- und herschalten.
    Word SeriendruckfeldWord Seriendruckfeld
  10. Nachdem Sie den Text für Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie in der Gruppe Fertig stellen auf die Schaltfläche Fertigstellen und zusammenführen. Es öffnet sich der folgende Dialog:
    Word Seriendruck E-Mail
  11. Klicken Sie nun auf OK. Die Serienmails werden an die in Schritt 1 ausgewählten Kontakte verschickt.

Hinweis

Outlook verwendet Word als Editor, um für jeden Empfänger eine eigene E-Mail zu erstellen. Word fügt den richtigen Text und die passende Anrede in die Serienmail ein. Outlook versendet die Mails automatisch, ohne dass der Benutzer etwas tun muss. Diese Technik hat jedoch einige Einschränkungen, z. B.:

  • kann kein Anhang in die E-Mail eingefügt werden,
  • kann kein individueller Betreff pro Empfänger erstellt werden,
  • ist ein Wechsel der Absenderadresse nicht möglich,
  • ist das Versenden der E-Mails in Päckchen (Gruppen) nicht möglich.

Benötigen Sie genau diese Funktionen, so unterstützt Sie unser Add-In Serienmail.

Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

48 Kommentare

  1. Ein wichtiger Hinweis finde ich wäre noch, dass diese Methode nicht mit Titeln funktioniert. Outlook vergleicht dann nämlich z.B. Herr mit Herr Dr. und wählt dann als Anrede Sehr geehrte Frau. Man kann zwar den Dr. mit hineinnehmen aber dann hat man dasselbe Problem bei allen Männern ohne Dr. oder anderem Titel wie z.B. Professor. Daher leider nicht verwendbar im akademischen Bereich.

    Antworten
  2. Kann es bei firmeninternen Serien-Mailing über Outlook mit ca. 400 Adressen zu Sendefehlern kommen, dass zB der Spamfilter anschlägt, oder die Absender-Mail als Spammer definiert wird?

    Antworten
    • Ja, weil die Mailadministratoren definieren, unter welchen Umständen was als Spam definiert wird. Bitte kontaktieren Sie Ihre Mailadmins vor der Aussendung und besprechen mit ihnen, was Sie berücksichtigen müssen.

      Antworten
  3. Vielen Dank für die ausführliche Anleitung. Klappt super!
    Gibt es die Möglichkeit, die E-Mails als privat/vertraulich/persönlich zu kennzeichnen?
    Viele Grüße

    Antworten
    • Hallo,
      wenn Sie von Word aus die Serienmail starten, übernimmt Word die Standardeinstellungen von Outlook. Dies bedeutet, dass Outlook entsprechend konfiguriert werden muss. Erst dann kann die Serienmail erstellt werden.

      Antworten
  4. Vielen Dank für die Anleitung. Ist gut verständlich und ist super, dass sie auch über in einer Excelliste erfassten Liste funktioniert.
    Nun wäre ich froh an die Mails noch eine Datei als Anhang mitzuschicken. Ist dies auch möglich?

    Antworten
    • Hallo,
      leider kann Microsoft Office keine personalisierten E-Mails mit Dateianhang verschicken.
      Um diese Lücke zu schließen, haben wir das Add-In Serienmail programmiert. Unter dem folgend Link finden Sie weitere Informationen https://it-service-ruhr.de/serienmail/

      Antworten
  5. Hallo Frau Trzaska,

    vielen Dank für die Ausführungen. Leider funktioniert es bei mir nicht richtig. Die Anrede erscheint unterhalb des in Word geschriebenen Textes und der Name des Empfängers wurde insgesamt 16x hintereinander geschrieben. Was kann ich tun?

    Antworten
    • Hallo,
      dass passiert, wenn der Cursor beim Einfügen der Felder quasi “verrutsch”.
      Lassen Sie sich einmal die Feldfunktionen in Word anzeigen (Datei, Optionen, Erweitert, Rubrik Dokumentinhalt anzeigen, Feldfunktionen anstelle von Werten anzeigen) und prüfen Sie, wo die Seriendruckfelder stehen.

      Antworten
  6. Hallo,
    wie kann ich an einen Serienbrief noch einen Anhang (PDF) anhängen?
    Gruß
    Sommer

    Antworten
    • Hallo,
      Word-Serienbriefe können zwar als E-Mail versendet werden. Es ist allerdings nicht möglich noch einen Dateianhang mit zu schicken. Dieses Problem wird durch unser Add-In Serienmail gelöst. Hier finden Sie weiter Infos zu Serienmail.
      https://it-service-ruhr.de/serienmail/
      Mit freundlichen Grüße
      Christine Trzaska

      Antworten
  7. Hallo,
    danke für die Anleitung.
    Ist es möglich, erstellte Serienmails als Entwürfe in Outlook zu speichern oder werden diese immer direkt versendet?

    LG CU

    Antworten
  8. Ist es richtig, dass über den SMTP server smtp.ofiice365.com nur noch 30 Mails pro Minute verschickt werden können und der weitere Versand nach 1 Minute Wartezeit neu gestartet werden muss?
    – Ist das bei Ihnen anders?
    Freundliche Grüße Uwe Bumgärtner

    Antworten
    • In den Standardeinstellungen versendet Office 365 10.000 Mails innerhalb von 24 Stunden. Diese Einstellungen sind vom Admin konfigurierbar.

      Antworten
  9. Vielen Dank für die Erläuterung!

    Ist es möglich der Serienmail einen Kopfzeile für einen Briefkopf voranzustellen?

    Besten Dank vorab und beste Grüße
    Anna Schumacher

    Antworten
    • Sehr geehrte Frau Schumacher,
      Word ist in dem Beispiel auf unserer Website das Programm, mit dem der Text erstellt wird. Outlook ist beim Empfänger das Programm, mit dem die E-Mail angezeigt werden.
      Da Outlook als Mailprogramm keine Kopf-/Fußzeilen kennt, werden evtl. in Word vorhandene Kopf-/Fußzeilen ignoriert.

      Antworten
  10. Hallo,

    ich habe das Problem, das beim Versenden eine scheinbar willkürliche E-Mailadresse aus den eingebunden Accounts in Outlook, als Absender verwendet wird… Ich Nutze Office 365 privat und finde keine Einstellung um den Absender einer Serienmail, gestartet über Word, zu ändern. Die Mail ging ohne vorherige korrektur einfach raus. Wie kann ich das für die Zukunft ändern?

    Antworten
    • Hallo Martin,
      beim Versenden von Serienmails über Word gibt es keine Möglichkeit, die Absenderadresse zu verändern. Outlook nimmt die Standardadresse.

      Antworten
  11. Danke für die ausführliche Darstellung. Gibt es hier die Möglichkeit eine Datei in die Mail als Anhang beizufügen? Vielen Dank vorab!

    Antworten
    • Hallo Murat,
      mit Bordmitteln von Word und Outlook ist es nicht möglich, Serienmails mit Anhang zu verschicken. Genau diese Lücke füllt unser Programm Serienmail. Hier finden Sie weitere Informationen https://it-service-ruhr.de/serienmail/

      Antworten
  12. Hallo,

    ich habe die Serienemail erstellt. Das funktioniert soweit einwandfrei. Wie kann ich die Serienemail jedoch bearbeiten bzw. verwalten? Also z.B. Text der Serienemail ändern oder Empfänger hinzufügen bzw. löschen.

    Antworten
    • Hallo Andrej,
      ich verstehe die Frage so, dass nach Techniken fragen, die in Word über die Funktion “Einzelne Briefe bearbeiten” und einer normalen Datenquelle, wie z.B. einer Excel-Liste möglich sind. Ist das richtig oder habe ich Ihre Frage falsch verstanden?
      Mit freundlichen Grüßen
      Dr. Christine Trzaska

      Antworten
  13. Hallo,
    ist es möglich einen Serienbrief bzw. Serien E-Mail als Stellvertreter zu senden? Ich möchte eine E-Mail gerne aus dem Postfach meines Vorgesetzten versenden (im Auftrag von..

    Vielen Dank im Voraus

    Herzliche Grüße

    Antworten
    • Hallo Frau Smolka,
      da Word den gesamten Prozess im Hintergrund steuert, ist es leider nicht möglich, einzugreifen und Serienmails mit einem anderen Absender zu verschicken.
      Unser Produkt Serienmail nutzt die Outlook-Oberfläche zum Versenden von Serienmail. Dort ist es möglich, auch einen anderen Absender – vorausgesetzt, die Berechtigungen sind erteilt – zum Versenden der Serienmails zu nutzen. Hier der Link zur Produktseite von Serienmail.

      Antworten
  14. Wie richte ich ein zusätzliches individuelles Textfeld ein? Also jede Email soll zusätzlich eine individuelle Nummer angezeigt bekommen, die dem jeweiligen Empfänger zugeordnet ist.
    Also z.B.
    Hallo Herr Mustermann,
    Ihre Zugangsnummer ist xxxxxx

    Danke vorab für die Antwort

    Antworten
    • Hallo Satish,
      der einfachste Weg ist ein nichtbenutztes Feld in Outlook zu verwenden. Wenn Sie einen Kontakt öffnen, gibt es im Menüband “Kontakt” eine Gruppe “Anzeigen” und in der Gruppe eine Schaltfläche “Details”. Hier finden sich Felder, die seltener benutzt werden.

      Antworten
  15. Super Beschreibung! toll!

    Wie kann ich auf Kontakte filtern, die bereits eine Email erhalten haben, die im Betreff den string 10345 enthalten?

    Es geht darum, das diese Emailempfänger ein weiteres Angebot per Serienemail erhalten sollen. (follow-up)

    Antworten
    • Hallo Gabi,
      Outlook kann nicht im Nachhinein filtern, wer eine Mail mit einem bestimmten Betreff bekommen hat.
      Weisen Sie erst den Kontakten eine Kategorie zu und dann schicken Sie die Serienmail los. Über eine zweite Kategorie können Sie dann nachhalten, wer hat auf die 1. Mail reagiert.

      Antworten
  16. Sie markieren die Kontakte, an die Sie eine Serienmail schicken wollen.

    Wie kann ich die einzelnen Kontakte markieren?

    Antworten
    • Hallo Dania,
      beim Markieren gibt es zwei Möglichkeiten. Befinden sich die Kontakte hintereinander, z.B. alle Kontakte, die mit dem Buchstaben A beginnen, dann markieren Sie den ersten Kontakt und halten die Umschalt-Taste fest. Klicken Sie abschließend auf den letzten Kontakt. Jetzt sind alle Kontakte zwischen dem 1. und dem letzten Kontakt markiert. Möchten Sie einzelne Kontakte markieren, so klicken Sie den ersten Kontakt an und halten die STRG-Taste und klicken jetzt nacheinander alle Kontakte an, die die Serienmail bekommen sollen. Erst jetzt lassen Sie die STRG-Taste los.

      Antworten
  17. Hallo Christine
    Gibt es eine Möglichkeit. Die Mails von einer anderen Absendeadresse zu versenden als die eigene Mailadresse. Ich denke dabei an zum Beispiel die Teammailbox als Absendeadresse.

    Antworten
    • Hallo Adrian,
      grundsätzlich ist es möglich mit Outlook E-Mails von einer anderen Absenderadresse zu verschicken. Dies muss vom Admin des Mailservers eingerichtet werden.

      Antworten
  18. Kann ich das Serienmail auch starten indem ich eine Liste (csv) der Empfänger mit Anrede, email, Grussformel etc. mitgebe?

    Antworten
    • Hallo P. Giani,
      wenn die csv-Datei als Datenquelle die entsprechenden Informationen enthält, muss beim Erstellen des Seriendruckdokuments ausgewählt werden, dass die “Briefe” per Mail verschickt werden sollen.

      Antworten
  19. Viel zu kompliziert

    Antworten
    • Hallo,

      was genau ist zu kompliziert?

      Antworten
  20. Super Anleitung ! Vielen Lieben Dank dafür. Sowas habe ich gesucht!

    Antworten
    • Funktioniert das auch mit Outlook 2010 ?

      Antworten
      • Hallo Herr Haase,
        ja das funktioniert auch unter Outlook 2010. Die Unterschiede zwischen den Versionen sind an dieser Stelle nicht so groß.

        MfG
        C. Trzaska

        Antworten
  21. Sehr gut beschrieben

    Antworten
  22. prima Anleitung, danke !!1

    Antworten
  23. bessere Übersicht, Zeitersparnis, mehr Verständnis

    Antworten
  24. Vielen Dank

    Antworten
  25. klappt super, vielen dank!!

    Antworten
  26. Serienmail in Outlokk wie in Word, d.h. die Kontakte sind nicht in Outlook eingepflegt, sondern werden über eine Excelliste verknüpft

    Antworten
  27. wie kann ich Die Uhrzeit der gesendeten Email festlegen? ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????

    Antworten
  28. ist sehr einfach und ausführlich dargestellt.

    Antworten

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