Vertrauliche E-Mails mit Outlook versenden

Immer wieder erreichen uns normale E-Mails, in denen der Absender um Vertraulichkeit bittet. Es ist für uns selbstverständlich, den Inhalt der E-Mails vertraulich zu behandeln. Gleichzeitig haben wir keinen Einfluss darauf, was auf dem Weg zwischen Absender und uns mit der E-Mail passiert, denn eine normale E-Mail können Sie mit einer Postkarte vergleichen. Jeder Mitarbeiter der Post kann sie auf dem Weg zwischen dem Briefkasten, in den der Absender sie geworfen hat, und dem Briefkasten bei uns lesen. Soll Ihre E-Mail Informationen enthalten, die nicht mehr jeder lesen kann, so gibt es mehrere Möglichkeiten.

Dateianhänge mit Kennwort schützen

Befinden sich die vertraulichen Daten in einem Office-Dokument, so kann dieses Dokument mit einem Kennwort versehen werden, sodass niemand die Datei öffnen kann, der das Kennwort nicht kennt.

Um ein Office 2010-Dokument mit einem Kennwort zu schützen, rufen Sie das Register Datei auf und klicken gegebenenfalls auf den Befehl Informationen.

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Klicken Sie anschließend auf den Befehl Dokument schützen und dann auf den Befehl Mit Kennwort verschlüsseln. Geben Sie anschließend das Kennwort zweimal ein.

Um ein Office 2007-Dokument mit einem Kennwort zu schützen, klicken Sie auf den Office-Button und rufen den Befehl Vorbereiten auf und klicken anschließend den Befehl Dokument verschlüsseln an. Geben Sie anschließend das Kennwort zweimal ein.

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Teilen Sie dem Empfänger der E-Mail das Kennwort am besten per Telefon mit. Es gibt somit zwei Transportwege; einen für die Informationen, einen für das Kennwort. Sollte das nicht möglich sein, so können Sie das Kennwort auch in einer zweiten, separaten E-Mail mitteilen.

Dateianhänge in verschlüsseltem Zip-Archiv verschicken

Möchten Sie mehrere Dateien mit vertraulichen Informationen per E-Mail verschicken, so ist es unter Umständen zu lästig, jede Datei einzeln zu schicken. Um diese Technik zu nutzen, sind Programme wie Winrar oder Z-Zip empfehlenswert. Sie können mehrere Dateien in einer Zip-Datei zusammenfassen und diese Zip-Datei dann mit einem Kennwort schützen.

Auch in diesem Fall sollten Sie dem Empfänger der E-Mail das Kennwort für die Zip-Datei per Telefon mitteilen.

E-Mails verschlüsseln

Der Vollständigkeit halber sei noch auf die Möglichkeit hingewiesen, E-Mails automatisch beim Versenden verschlüsseln zu lassen, sodass sowohl der Text der E-Mail als auch alle E-Mailanhänge ohne Zutun des Benutzers verschlüsselt werden.

Dies ist der sicherste Weg, um zu verhindern, dass vertrauliche Informationen ungeschützt das Haus verlassen, gleichzeitig ist im Vorfeld einiges an Konfigurationsarbeit durch den Administrator zu leisten, sodass ich an dieser Stelle auf eine detaillierte Beschreibung verzichte. Falls Sie Bedarf an dieser Lösung haben, sprechen Sie uns einfach an.

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