Know-how

  • Formeln in Excel ausdrucken
  • Zu Dokumentationszwecken ist es oft hilfreich, die Formeln selbst statt der Ergebnisse ausdrucken zu lassen. Mit ein paar Mausklicks können Sie sich einen Überblick über Ihre angelegten Formeln verschaffen.
  • Negative Zeitwerte in Excel
  • Werden in Excel Stundenlisten mit Soll- und Iststunden geführt, so kann es vorkommen, dass Minusstunden entstehen. Excel kann zwar mit negativen Zeitwerten rechnen, sie aber nicht darstellen. Am Bildschirm erscheinen nur #####. Müssen negative Zeitwerte dargestellt werden, können Sie sich mit einem Workaround helfen.
  • Summenbildung bei AutoFiltern
  • AutoFilter sind ein leistungsfähiges Instrument, um aus Listen schnell die gewünschten Informationen herauszufiltern.
  • Sparplan mit Datentabelle erstellen
  • Wenn Sie für einen bestimmten Zeitraum monatlich einen festen Betrag anlegen möchten, ist es interessant zu erfahren, wie hoch in Abhängigkeit von der monatlichen Sparrate das Kapital am Ende des Zeitraums ist und wie viel Zinsen Sie erwirtschaftet haben.
  • TOP-Werte in Excel flexibel hervorheben
  • In Excel können Sie mit wenigen Mausklicks die TOP-Werte einer Zahlenreihe besonders kennzeichnen, indem Sie die bedingte Formatierung nutzen. Wenn Sie die Anzahl der TOP-Werte später ändern möchten, müssen Sie die dafür vorgesehene Regel aufrufen und ändern. Mit der bedingten Formatierung können Sie die Anzahl der TOP-Werte auch aus einer Zelle im Tabellenblatt entnehmen, so dass Sie schneller ändern können.
  • E-Mails in Outlook gemeinsam bearbeiten
  • E-Mail-Adressen, die mit info@ oder kontakt@ beginnen, werden in der Regel von mehreren Personen überwacht. Hierbei besteht die Herausforderung darin, alle Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung des Postfachs betraut sind, auf dem aktuellen Stand der Dinge zu halten. Fragen wie, „Ist diese E-Mail schon beantwortet oder bearbeitet?“ oder bei komplexeren Vorgängen „Was ist Stand der Dinge?“, sollten ohne großen Aufwand direkt bei einem Blick in das Postfach beantwortet werden können.
  • Datumsfunktionen TAGE, MONATSENDE und EDATUM in Excel
  • In diesem Tipp zeigen wir einige Anwendungsbeispiele für die Datumsfunktionen.
  • Die Excel-Funktion SUMMEWENNS für bedingtes Addieren von Werten
  • Eine der Funktionen, die mit der Version Excel 2007 neu in den Funktionskatalog aufgenommen wurde, ist die Funktion SUMMEWENNS. Im Gegensatz zu der Funktion SUMMEWENN können Sie mit dieser Funktion einen Zellbereich von Werten addieren unter Berücksichtigung von bis zu 127 Bedingungen.
  • Datumsfelder in Power Query und Power BI Desktop
  • Für zeitraumbezogene Datenanalysen mit Power Query in Excel und Power BI Desktop sind Datumsfelder von zentraler Bedeutung. Beim Import von Daten aus SQL- oder Access-Datenbanken können Datumsfelder in der Regel ohne Umwandlungen direkt übernommen werden. Falls Sie die Daten aus CSV- bzw. Textdateien oder von Internetseiten importieren, sollten Sie vor der Übernahme als Tabelle in Excel oder ins Datenmodell von Excel oder Power BI Desktop prüfen, ob die Datumswerte automatisch richtig erkannt werden. In diesem Tipp erfahren Sie, welche Datumsformate automatisch erkannt werden und bei welchen Formaten Sie selbst Umwandlungen vornehmen sollten.
  • Seriendruck in Word mit Datums- und Währungsangaben
  • Der Seriendruck in Word ist eine große Arbeitserleichterung, wenn gleichlautende Schreiben an mehrere Empfänger verschickt werden. Sobald Datums- und Zahlenangaben, wie sie z.B. in Rechnungen üblich sind, ins Spiel kommen, müssen für ein professionelles Erscheinungsbild die Seriendruckfelder nachbearbeitet werden.
  • Ergebniszeile oberhalb der Excel-Tabelle
  • Beim Auswerten von Tabellen können Sie in den Tabellentools die Option Ergebniszeile aktivieren, um für bestimmte Spalte Berechnungen durchzuführen. Für Anwender hat diese Ergebniszeile zwei Schönheitsfehler. Zum einen erscheint die Ergebniszeile immer unterhalb der Tabelle, zum anderen wird nicht angezeigt, welche Berechnungsart Sie aktuell aktiviert haben. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie die Ergebniszeile oberhalb der Tabelle platzieren und die Berechnungsart schnell wechseln und erkennen können.
  • Mit benutzerdefinierte Listen in Excel Zeit sparen
  • Die in Excel bereits vorhandenen benutzerdefinierten Listen für die schnelle Übertragung von Wochentagen und Monatsnamen in benachbarte Zellen können Sie um eigene Listen erweitern, die Ihnen bei der Eingabe von wiederkehrenden Begriffen Zeit sparen können. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen beispielhaft, wie Sie die Namen der Bundesländer nur einmal in einem Tabellenblatt einzugeben brauchen, um sie später in anderen Tabellenblättern schnell einfügen zu können.
  • Einfache Serienmails mit Outlook
  • Sie können aus Outlook heraus in Word Serienmails oder Serienbriefe verfassen und versenden. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp, wie Sie einfache Serienmails verschicken können.
  • Die Excel-Funktion SVERWEIS mit variabler Tabellenangabe
  • Die Funktion SVERWEIS wird in der Regel verwendet, um in einer Tabelle in der ersten Spalte nach einem Ausdruck zu suchen und einen Wert aus einer anderen Spalte der Tabelle abzurufen. Die Tabelle, in der gesucht wird, ist meistens fest vorgegeben. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie der Zellbereich, in dem gesucht wird, variabel gehalten werden kann.
  • Einzelnes Wort in Word von der Silbentrennung ausschließen
  • Die automatische Silbentrennung in Word ist ein hilfreiches Werkzeug. Allerdings ist es manchmal erforderlich, ein einzelnes Wort von der Silbentrennung auszuschließen.
  • Unerwünschte Zeilenumbrüche in Word
  • Der automatische Zeilenumbruch in Word ist eine schöne Selbstverständlichkeit. Manchmal ist er allerdings hinderlich. Es sieht z. B. unprofessionell aus, wenn der Begriff E-Learning nach dem ersten E getrennt wird oder bei Währungsangaben der Betrag am Ende der einen Zeile und das Währungszeichen am Anfang der folgenden Zeile stehen.
  • Daten in Textdatei nach Excel übertragen
  • Oft werden Daten, die Sie in Excel weiterverarbeiten möchten, in Textdateien zur Verfügung gestellt. In diesem Tipp zeigen wir Ihnen einige Möglichkeiten, wie Sie Daten aus Textdateien nach Excel übertragen und dabei noch Umformungen vornehmen können.
  • Nur die 3 umsatzstärksten Artikel einer Produktgruppe in Excel anzeigen
  • In Excel können Sie mithilfe einer PivotTable u. a. schnell und einfach die Umsätze von Produktgruppen und Artikeln analysieren. Bei einem umfassenden Sortiment sollen manchmal nicht alle Produktgruppen und Artikel, sondern nur die besten 3, 5 oder 10 Elemente angezeigt werden. Durch das Einstellen von Filteroptionen können Sie die weniger wichtigen Produktgruppen und Artikel ausblenden.
  • Einfache Formulare in Outlook
  • Erstellen Sie in Outlook häufig E-Mails oder Aufgaben, die sich nur in wenigen Details unterscheiden, so lohnt es sich, ein Outlook-Formular zu erstellen.
  • Dynamische Diagramme in Excel
  • Wenn Sie in Excel ein Diagramm erstellt haben und laufend noch Daten in einem Tabellenblatt ergänzen möchten, müssen Sie mehrere Schritte vornehmen, damit die Beschriftungen und Werte im Diagramm berücksichtigt werden. Mithilfe von dynamischen Diagrammen können die zu berücksichtigenden Datenreihen automatisch angepasst werden.
  • Kommentare in Word nutzen
  • Sie arbeiten gemeinsam mit Kollegen an einem Word-Dokument. Die Kommentarfunktion hilft Ihnen, Anmerkungen an den entsprechenden Stellen zu hinterlegen.
  • Ausschlusswörterbuch
  • Es gibt eine Reihe von Situationen, in denen Sie ein von der Rechtschreibprüfung als korrekt angesehenes Wort dennoch hervorheben möchten.
  • PowerPivot-Daten in Excel mit Cube-Funktionen flexibel abfragen
  • Wenn Sie in Excel mit PowerPivot ein Datenmodell mit Measures bzw. berechneten Feldern aufgebaut haben, können Sie die Daten nicht nur in PivotTables und PivotCharts interaktiv analysieren, sondern Sie können auch die Cube-Funktionen nutzen, um gezielt einzelne Werte aus dem Datenmodell abzurufen und in einer beliebigen Zelle anzuzeigen.
  • Aus einer E-Mail in Outlook einen Termin oder eine Aufgabe erstellen
  • Das Versenden und Empfangen von E-Mails ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit mit Outlook. Nach dem Empfang einer E-Mail ist es häufig erforderlich, sich einen Termin einzutragen oder eine Aufgabe zu erstellen.
  • Kalenderdateien in Outlook nutzen
  • In Outlook können Sie Details zu einem Termin entweder per Terminanfrage oder Kalenderdatei dem oder den Empfängern mitteilen. Kalenderdateien werden häufig bei Online-Buchungen von Bestellsystemen wie der Deutschen Bahn, von Autovermietern oder Hotels versandt, um den Kunden die genauen Termine mitzuteilen. Lesen Sie, wie Sie Kalenderdateien in Outlook einfügen und selbst welche erstellen.
  • Werte über oder unter dem Durchschnittswert in Excel hervorheben
  • Die bedingte Formatierung in Excel wird oft eingesetzt, um Werte in Zellen, die über oder unter dem Durchschnitt liegen, besonders zu kennzeichnen. In einigen Fällen sind nur die Werte interessant, die einen bestimmten Prozentsatz über oder unter dem Mittelwert einer Zahlenreihe liegen.
  • Outlook fragt ständig nach dem Kennwort
  • Sie arbeiten ganz normal mit Outlook und plötzlich fängt Outlook mitten in der Arbeit an, Sie nach dem Kennwort zu fragen. Sie sind sich sicher, das richtige Kennwort eingegeben zu haben und Outlook fragt trotzdem weiter.
  • PowerPoint-Präsentationen aus Word-Dokument erstellen
  • Soll ein Word-Dokument als Basis für eine PowerPoint-Präsentation dienen, können die Überschriften des Word-Dokuments quasi per Mausklick nach PowerPoint übertragen werden. Die Struktur, die für das Word-Dokument erarbeitet wurde, bleibt bestehen und kann in PowerPoint weiterverwendet werden.
  • Tabelle mit Power Query in Excel umstellen
  • Um die Daten in einer Excel-Tabelle schnell und flexibel mit Hilfe von PivotTables und PivotCharts analysieren zu können, ist der Aufbau der Tabelle und die Anordnung der Spalten von entscheidender Bedeutung. Falls der Tabellenaufbau für Analysen nicht gut geeignet sein sollte, können Sie in vielen Fällen mit dem Add-In Power Query für Excel 2010 und Excel 2013 die Tabelle für die Analyse passend umstellen, ohne dass Sie zahlreiche Formeln eingeben oder sogar VBA-Makros erstellen müssen.
  • Drucken mehrerer Dateien in einem Arbeitsschritt
  • Möchten Sie mehrere Dateien, die evtl. in unterschiedlichen Programmen erstellt worden sind, in einem Arbeitsschritt drucken, so kann das Öffnen der einzelnen Dateien ziemlich lästig sein.
  • Berechnungen mit Zeitwerten in Excel
  • Berücksichtigen Sie beim Rechnen mit Zeitwerten in Excel einige Besonderheiten, so können Sie mit Zeitwerten genauso rechnen wie mit normalen Zahlen.
  • Gerade und ungerade Zeilen in Excel unterschiedlich formatieren
  • Mithilfe der bedingten Formatierung ist es in Excel möglich, gerade und ungerade Zeilen unterschiedlich zu formatieren.
  • PowerPoint-Präsentation automatisch starten
  • Einen Vortrag zu halten, ist immer mit einer gewissen Anspannung verbunden. Vermeiden Sie darum alles, was Sie nervös machen könnte.
  • Anzahl Kunden pro Anzahl Verkäufe mit Power Query ermitteln
  • Bei der Analyse von Verkaufsdaten sind nicht immer nur die absoluten Kunden- und Artikelumsätze interessant, sondern oft auch die Frage, wie viele Kunden haben wie oft in einem bestimmten Zeitraum bei Ihnen gekauft. Die Ergebnisse, die mit Power Query ermittelt werden, geben Ihnen einen Überblick, ob Sie in erster Linie Kunden haben, die nur einmal kaufen, oder ob Sie viele Stammkunden mit mehreren Käufen haben.
  • Anzahl Kunden pro Anzahl Verkäufe in Excel ermitteln
  • Bei der Analyse von Verkaufsdaten sind nicht immer nur die absoluten Kunden- und Artikelumsätze interessant, sondern oft auch die Frage, wie viele Kunden haben wie oft in einem bestimmten Zeitraum bei Ihnen gekauft. Diese Zahlen geben Ihnen einen Überblick, ob Sie in erster Linie Kunden haben, die nur einmal kaufen, oder ob Sie viele Stammkunden mit mehreren Käufen haben.
  • Zwei Tabellen in Excel mit Power Query zusammenführen
  • Für Auswertungen werden häufiger Daten benötigt, die sich in zwei oder mehreren Tabellen befinden. Falls die Tabellen jeweils eine gemeinsame Spalte haben, werden diese Tabellen in der Regel mit Hilfe der Funktion SVERWEIS miteinander verknüpft. Mit dem Add-In Power Query lassen sich die Daten aus mehreren Tabellen einfach und flexibel in eine neue Tabelle zusammenführen.
  • Wochenenden in Excel farbig kennzeichnen
  • Wenn Sie mit Excel einen Kalender erstellen, ist eine häufige Anforderung, die Wochenenden zu kennzeichnen.
  • Mit Windows Dokumente schneller finden
  • Wer kennt es nicht? Sie sind sicher, ein bestimmtes Dokument abgespeichert zu haben und können sich gleichzeitig nicht erinnern wo. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie mit den Bordmitteln von Windows das gesuchte Dokument schnell finden können.
  • Verschiedene Versionen eines Dokuments in Word vergleichen
  • Mehrere Versionen eines Dokuments können Sie mit den Funktionen Vergleichen bzw. Kombinieren zusammenführen. Egal, ob Sie selbst mehrere Entwürfe eines Dokuments erstellt haben oder diese Versionen von mehreren Personen erstellt wurden.
  • Startordner in Outlook anpassen
  • Planen Sie Ihren Tag, wie es im Zeitmanagement immer empfohlen wird. Es ist für die Planung nicht gut, sich zunächst mit den neuen E-Mails zu beschäftigen. Besser ist es, sich zunächst einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen und sich erst dann um den Posteingang zu kümmern. Sie wissen dann, was heute wichtig ist und erledigt werden muss und lassen sich durch E-Mails nicht so schnell von Ihrem Plan abbringen.
  • Rechnen mit Formularfeldern in Word
  • Sie können in Word mithilfe von Formularfeldern elektronische Formulare erstellen. Formularfelder können zum Speichern und Berechnen von Zahlen genutzt werden. Die Rechenfunktionalität soll am Beispiel eines Formulars für Urlaubsanträge erläutert werden.
  • Die Referentenansicht in PowerPoint 2010
  • Ein hilfreiches Feature für das Präsentieren von Powerpoint-Ausarbeitungen stellt die Referentenansicht dar. Diese ermöglicht es dem Präsentierenden, neben der Präsentation auch seine Notizen, die Folienanzahl und die bereits verstrichene Zeit während des Vortrages im Auge zu behalten. Des Weiteren ermöglicht sie ihm einen Ausblick auf die nachfolgenden Folien, sodass der Präsentator bei der Bildung seiner Überleitungen unterstützt wird. Im Folgenden sollen nun zunächst die zu treffenden Einstellungen aufgezeigt werden. Im Anschluss daran werden die kurz angerissenen Features dann bebildert und ausführlich dargestellt.
  • PowerPoint-Präsentation als Video speichern
  • Beim Erstellen einer PowerPoint-Präsentation geben Sie sich nicht nur mit dem Inhalt viel Mühe, sondern auch häufig mit der Animation. Die Animationen unterstreichen die inhaltlichen Aussagen und sind somit oft wichtiger Bestandteil einer Präsentation.
  • Kundenhistorie mit einer PivotTable in Excel erkunden
  • Für die Analyse von kundenbezogenen Verkaufsdaten sind nicht immer nur die absoluten Umsatzbeträge von Bedeutung. Oft sind auch Daten wie das erste und letzte Verkaufsdatum sowie die Anzahl der bisher getätigten Verkäufe interessant. Mit Hilfe einer PivotTable können Sie sich diese Informationen schnell besorgen, ohne dass Sie Formeln einzugeben brauchen.
  • Ausblenden von Zeilen und Spalten in Excel
  • Ausgeblendete Zeilen oder Spalten werden weder am Bildschirm angezeigt noch auf den Drucker ausgegeben.
  • Geburtstagsliste in Excel
  • In Excel-Arbeitsmappen werden oft Geburtstagslisten von Kolleginnen und Kollegen oder von Vereinsmitgliedern verwaltet. Wenn Sie das Geburtsdatum der einzelnen Personen in die Liste eintragen, können Sie schnell und einfach den nächsten Geburtstag aller Personen ermitteln.
  • Nicht vorhandene Einträge in Liste suchen
  • Wenn Sie sich bei der Analyse von Kundenumsätze nicht nur dafür interessieren, welchen Umsatz Sie mit welchem Kunden in welchem Zeitraum getätigt haben, sondern ab und zu auch dafür, welche Kunden in einem bestimmten Zeitraum nicht bei Ihnen gekauft haben, können Sie in Excel die bedingte Formatierung anwenden, um diese Kunden zu identifizieren.
  • Startverzeichnis des Windows Explorers ändern
  • Beim Starten des Windows Explorers werden in Windows 7 standardmäßig die Bibliotheken angezeigt, unter Windows 8.1 die Ansicht Dieser PC. Wenn Sie standardmäßig ein bestimmtes Laufwerk oder einen bestimmten Ordner benötigen, ist es ziemlich lästig, sich immer wieder zu diesem Laufwerk oder diesem Ordner durchzuklicken.
  • Einfache Outlook-Vorlagen
  • Müssen Sie immer wieder Outlook-Elemente wie E-Mails oder Aufgaben mit gleichem Inhalt schreiben? Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie diese als Vorlage abspeichern. Bei Bedarf erstellen Sie basierend auf der Vorlage eine neue E-Mail oder Aufgabe.
  • Kalender in Outlook freigeben
  • Im Rahmen von Teamarbeit bedeuten kurze Wege und einfache Abstimmungen eine enorme Erleichterung. Wird nur die Info benötigt, ob jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist, reicht fast immer ein Blick in den Kalender. Ständige Arbeitsunterbrechungen durch kurze Telefonate wie „Hallo, ich wollte nur mal kurz nachfragen, ob Du am … um … Zeit hast?“ werden ebenso reduziert wie die ständigen Versuche, einen bestimmten Kollegen zu erreichen, um zu erfahren, ob er zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist.