Beiträge zu Outlook

  • E-Mails in Outlook gemeinsam bearbeiten
  • E-Mail-Adressen, die mit info@ oder kontakt@ beginnen, werden in der Regel von mehreren Personen überwacht. Hierbei besteht die Herausforderung darin, alle Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung des Postfachs betraut sind, auf dem aktuellen Stand der Dinge zu halten. Fragen wie, „Ist diese E-Mail schon beantwortet oder bearbeitet?“ oder bei komplexeren Vorgängen „Was ist Stand der Dinge?“, sollten ohne großen Aufwand direkt bei einem Blick in das Postfach beantwortet werden können.
  • Einfache Serienmails mit Outlook
  • Sie können aus Outlook heraus in Word Serienmails oder Serienbriefe verfassen und versenden. Wir zeigen Ihnen in diesem Tipp, wie Sie einfache Serienmails verschicken können.
  • Einfache Formulare in Outlook
  • Erstellen Sie in Outlook häufig E-Mails oder Aufgaben, die sich nur in wenigen Details unterscheiden, so lohnt es sich, ein Outlook-Formular zu erstellen.
  • Aus einer E-Mail in Outlook einen Termin oder eine Aufgabe erstellen
  • Das Versenden und Empfangen von E-Mails ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit mit Outlook. Nach dem Empfang einer E-Mail ist es häufig erforderlich, sich einen Termin einzutragen oder eine Aufgabe zu erstellen.
  • Kalenderdateien in Outlook nutzen
  • In Outlook können Sie Details zu einem Termin entweder per Terminanfrage oder Kalenderdatei dem oder den Empfängern mitteilen. Kalenderdateien werden häufig bei Online-Buchungen von Bestellsystemen wie der Deutschen Bahn, von Autovermietern oder Hotels versandt, um den Kunden die genauen Termine mitzuteilen. Lesen Sie, wie Sie Kalenderdateien in Outlook einfügen und selbst welche erstellen.
  • Outlook fragt ständig nach dem Kennwort
  • Sie arbeiten ganz normal mit Outlook und plötzlich fängt Outlook mitten in der Arbeit an, Sie nach dem Kennwort zu fragen. Sie sind sich sicher, das richtige Kennwort eingegeben zu haben und Outlook fragt trotzdem weiter.
  • Startordner in Outlook anpassen
  • Planen Sie Ihren Tag, wie es im Zeitmanagement immer empfohlen wird. Es ist für die Planung nicht gut, sich zunächst mit den neuen E-Mails zu beschäftigen. Besser ist es, sich zunächst einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen und sich erst dann um den Posteingang zu kümmern. Sie wissen dann, was heute wichtig ist und erledigt werden muss und lassen sich durch E-Mails nicht so schnell von Ihrem Plan abbringen.
  • Einfache Outlook-Vorlagen
  • Müssen Sie immer wieder Outlook-Elemente wie E-Mails oder Aufgaben mit gleichem Inhalt schreiben? Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie diese als Vorlage abspeichern. Bei Bedarf erstellen Sie basierend auf der Vorlage eine neue E-Mail oder Aufgabe.
  • Kalender in Outlook freigeben
  • Im Rahmen von Teamarbeit bedeuten kurze Wege und einfache Abstimmungen eine enorme Erleichterung. Wird nur die Info benötigt, ob jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist, reicht fast immer ein Blick in den Kalender. Ständige Arbeitsunterbrechungen durch kurze Telefonate wie „Hallo, ich wollte nur mal kurz nachfragen, ob Du am … um … Zeit hast?“ werden ebenso reduziert wie die ständigen Versuche, einen bestimmten Kollegen zu erreichen, um zu erfahren, ob er zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist.
  • AutoArchivierung mit Outlook
  • Der Posteingang von Outlook hat die Tendenz immer voller zu werden. Hierdurch wird Outlook immer langsamer. Sie bekommen E-Mails von Ihrem Administrator, der Ihnen mitteilt, dass Ihr Postfach zu voll ist.
  • Abwesenheitsassistent in Outlook einrichten
  • Sommerzeit ist Urlaubszeit. Bevor Sie Ihren wohlverdienten Urlaub antreten, sollten Sie überlegen, was mit den während Ihres Urlaubs eintreffenden E-Mails geschehen soll. Wenn Sie nicht alle Ihre E-MaiIs im Urlaub per Handy oder Tablet-PC selbst beantworten möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten sich zu organisieren. Sonst ist Ihre Erholung in den ersten Tagen nach der Rückkehr bereits dahin, weil Sie zunächst Ihren überquellenden Posteingang abarbeiten müssen und/oder Ihre Kunden sich über nicht beantwortete Anfragen beschweren.
  • Links in Outlook können nicht mehr genutzt werden
  • Beim Klicken auf einen Link in einer E-Mail wird der Link nicht mehr geöffnet, stattdessen erhält der Benutzer die folgende Fehlermeldung: „Dieser Vorgang wurde wegen Beschränkungen auf diesem Computer abgebrochen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.“
  • E-Mails in Outlook 2010 farblich kennzeichnen
  • Bei den zahlreichen E-Mails, die täglich in Ihrem Postfach eintreffen, kann es hilfreich sein, E-Mails bestimmter Absender sofort zu erkennen.
  • Posteingang mit Outlook organisieren
  • E-Mail ist als Kommunikationsmittel aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Je wichtiger E-Mail als Kommunikationsmittel wird, desto wichtiger ist die Organisation des Postein- und -ausgangs. In einem übervollen Posteingang werden wichtige E-Mails schnell übersehen. Outlook unterstützt Sie bei der Organisation von E-Mails durch eine Reihe von Techniken.
  • Vertrauliche E-Mails mit Outlook versenden
  • Immer wieder erreichen uns normale E-Mails, in denen der Absender um Vertraulichkeit bittet. Es ist für uns selbstverständlich, den Inhalt der E-Mails vertraulich zu behandeln. Gleichzeitig haben wir keinen Einfluss darauf, was auf dem Weg zwischen Absender und uns mit der E-Mail passiert, denn eine normale E-Mail können Sie mit einer Postkarte vergleichen. Jeder Mitarbeiter der Post kann sie auf dem Weg zwischen dem Briefkasten, in den der Absender sie geworfen hat, und dem Briefkasten bei uns lesen. Soll Ihre E-Mail Informationen enthalten, die nicht mehr jeder lesen kann, so gibt es mehrere Möglichkeiten.
  • Informationen in Outlook-Feldern verschieben
  • In Outlook gibt es jede Menge Felder, in die Informationen eingetragen werden können. Mit der Maus können Sie Einträge eines Feldes schnell und einfach in ein anderes ziehen.